Alguna vez has escuchado hablar sobre ¿digitalización certificada de documentos? Seguramente te das una idea. Desde la creación de cualquier organización, la información y documentos que se manejan pueden llegar a volúmenes muy altos, los cuales deben tener un control y manejo adecuado en ámbitos de la seguridad y cuidado.
Sin embargo, poder realizar una búsqueda específica entre un mar de información puede ser una tarea compleja que toma más tiempo de lo que se esperaría. Es allí donde cobra valor la digitalización certificada de documentos. Este es un proceso que brinda altos estándares de seguridad sobre toda la información valiosa de las compañías.
¿En qué consiste la digitalización certificada de documentos?
La digitalización certificada de documentos es un proceso tecnológico que adiciona atributos tecnológicos a los documentos de una empresa, permitiendo ser validados ante entes legales y de control. Lo que quiere decir que cuando se realice este proceso, los documentos adquieren una validez jurídica, lo que disminuye los riesgos de pérdida de información y respalda de manera segura los documentos físicos de alto valor.
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¿Cómo funciona la digitalización de documentos en las empresas?
La digitalización certificada es un proceso de pocos pasos y en teoría sencillo. Esto permite a cualquier entidad realizar la implementación de este proceso en sus documentos y así obtener un mejor manejo y seguridad.
Los físicos son escaneados capturando los metadatos , lo que permite generar palabras claves para así agruparlas por categoría y hacer su búsqueda más sencilla. Algunos puntos claves para garantizar un buen proceso son:
- Obtener la calidad máxima, ya que esta será la fiel copia del documento original.
- Incluir siempre la estampa de tiempo y la firma digital que garantice la certificación.
- Mantener la trazabilidad del proceso que prevenga la manipulación de la imagen.
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