Los documentos físicos o electrónicos son esenciales para el crecimiento y sostenibilidad de las empresas por ser el testimonio de su misión y la base del conocimiento para alcanzar su visión. Por ello es fundamental contar con una gestión documental sistematizada y apoyada en herramientas de software que faciliten estar informados y conforme a las demandas actuales, para tomar decisiones basadas en la evidencia. Si quieres conocer más sobre Gestión Documental: ¿Qué es? y ¿para qué sirve?, te invitamos a que sigas leyendo este artículo.
¿Qué es la gestión documental?
La Gestión Documental hace referencia a una serie de procesos y sistemas que facilitan la planificación, la administración y organización de las diversas actividades y técnicas apropiadas para el “manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación”[1] a través del tiempo. Sin embargo, con todas las tecnologías y el crecimiento exponencial de los documentos producidos por las entidades, se han empezado a generar los físicos y digitales, conformando expedientes hoy conocidos como híbridos, situación que exige la necesidad de contar con herramientas de Software que respondan de manera eficiente, efectiva y que se adapten rápidamente a los desafíos de la gestión documental del siglo XXI.
¿Qué es un software de Gestión Documental?
El software de Gestión Documental es un sistema que está diseñado para realizar un manejo integral e inteligente de los documentos, facilitando el control de flujos documentales, optimizando el almacenamiento físico y digital de los archivos; fortaleciendo a su vez la seguridad de la información. El software es una herramienta que apoya el cumplimiento de las normas regulatorias en materia documental y corporativa, mejora el acceso a la información y a los documentos; facilita el trabajo en equipo, es un factor importante para el respaldo y recuperación de la información en caso de desastres, entre otras bondades.
Existen varias ventajas en los softwares de gestión documental, aquí te contamos 5 de ellas:
- Fácil estructuración y acceso de la información.
- Disminuye los tiempos invertidos en el acceso a la documentación.
- Mejora la competitividad de la compañía en su relación con los clientes y/o usuarios.
- Incrementa la seguridad de los documentos y sus contenidos.
- Apoya la optimización de los procesos corporativos.
¿Para qué sirve la Gestión Documental?
La Gestión Documental sirve para facilitar la toma de decisiones, sobre fundamentos bien informados, basados en la evidencia; gracias a que los activos de información están organizados de manera técnica y disponibles, justo a tiempo, para atender de manera eficiente y eficaz las demandas de información corporativas, al contar con un acceso rápido a los documentos físicos y digitales, se garantiza la optimización de procesos internos y aquellos de cara al cliente.
Contar con un software de Gestión documental, ágil, amigable y seguro como herramienta para la administración de los activos de información, empezará a optimizar los procesos corporativos, es una forma inteligente de encaminar tu empresa hacia el logro de tus objetivos con mayor calidad.
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[1] Departamento de la Función Pública de la República de Colombia https://www.funcionpublica.gov.co/gestion-documental
